Zu Beginn diesen Jahres ist Evernote mit einer neuen Aktions ins Jahr 2020 gestartet, bei der du mal satte 40% auf den Jahrespreis von Evernote Premium bekommst. Hierzu habe ich dir extra einen Artikel geschrieben. Doch lohnt sich Evernote immer noch? Für was habe ich mich für das Jahr 2020 entschieden? 

In den vergangenen Wochen habe ich mich extrem viel mit meiner persönlichen Organisation beschäftigt. Im Grunde hat alles damit begonnen, dass meine Freundin nun ein Fernstudium angefangen hat und sich bislang eher weniger mit der digitalen Organisation beschäftigt hat. Bei näheren Gespräch kam es dann, dass ich meine persönliche Struktur genauer ansah und etwas verändern wollte.

Bislang war ich mit Evernote zufrieden, doch manchmal lohnt sich ein Blick über den Tellerrand. Was dabei raus kam, sehen wir uns genauer an.

Warum Tschüss Evernote Plus? Was ist oder war Evernote Plus? …

Neben Evernote Free und Evernote Premium gab es bis Juni 2018 noch ein Produkt in der Mitte: Evernote Plus, dieses wurde 2018 komplett eingestellt. Für bestehende Abos galt dieses Abo weiter und wurde sogar inoffiziell mit den Premium-Features versehen. Hierzu habe ich mich im Laufe des Jahre 2018 massiv aufgeregt, den Artikel habe ich dir oben verlinkt.

Kurz zusammengefasst: Evernote Plus war ein Produkt, welches fast alle Vorzüge von Evernote Premium hatte, aber nur halb soviel kostete.

Evernote – verschiedene Versionen im Überblick

Warum nicht OneNote oder Notion? Die Konkurrenten von Evernote im Blick

Ich hatte ehrlich gesagt, sehr viele Stunden dafür aufgewendet, ob ich Evernote Plus bzw die Premium-Version überhaupt buchen soll. Der Hauptgrund war mein papierloses Büro sowie die Entwicklung meiner Blogbeiträge in Evernote. Dafür ist es perfekt.

Doch es gibt Alternativen – ziemlich gute sogar. Warum monatlich Geld dafür bezahlen, wenn es sehr gute Konkurrenz-Produkte gibt, die in machen Bereichen sogar deutlich besser sind – als Evernote?

OneNote – wird als größte Konkurrenz gewertet

Ich habe OneNote bereits am Arbeitsplatz im Einsatz. Für das berufliche Umfeld, gerade auch in Zusammenarbeit mit den anderen Office Produkten, ist das sicherlich eine optimale Ergänzung. Während die Windows-Version gut zu gebrauchen ist, ist dies bei der Version für den Mac – die App-Version ohne Jahreszahl-Kürzel – weniger der Fall. Leider gibt es die Office 2016 Version nicht mehr zum Download bei Microsoft, dies wäre sicherlich eine Überlegung wert gewesen. Vom Prinzip reicht die Version von OneNote für Mac sicherlich für die meisten aus.

Gerade die Möglichkeit der OCR-Funktion, die im übrigen auch Offline funktioniert (jetzt und sofort nach anhängen des Dokuments) ist natürlich ein großer Pluspunkt. Auch, dass OneNote erstmal nichts kostet, ist als Pluspunkt zu werten.

Die Daten legt OneNote in deinem persönlichen OneDrive an, bei dem hast du Beginn erstmal mal 15 GB, das reicht für fast alles private. Wenn du Office 365 Kunde bist, dann bekommst du 1 TB Speicher für all deine Daten und Dokumente – auch für OneNote.

Microsoft OneNote spielt gerade im Bildungsbereich (in Schulen und im Beruflichen Umfeld) eine große Rolle. Die meisten Firmen haben ein Office 365 Abo, auch hier sind bereits alle Vorteile enthalten. In den letzten Jahren ist es sehr mächtig geworden. In den letzten Monaten lese ich immer öfter, dass sich Menschen eher für OneNote, anstelle von Evernote, entscheiden.

TIPP: Office 365 ist immer mal wieder ab 40 Euro anstelle von 70 Euro bei Amazon im Angebot! 

Notion – der Überflieger 2018 / 2019

Notion gibt es seit knapp 2 Jahren und hat sich in dieser Zeit zu einem regelrechten Überflieger entwickelt. Sehr viele Menschen, gerade in den USA, haben sich gegen die Preispolitik von Evernote gewandt und haben sich für Notion entschieden. In Deutschland werden die Nutzer auch immer mehr, es sind bislang aber – im Vergleich – recht wenige.

Für Privatpersonen gibt es das Free-Modell, sowie für 4 Euro im Monat das Personal-Modell. Anfänglich sehr unübersichtlich, kann man mit Notion extrem viel machen. Es kombiniert die Vorteile von einem Notiz-Programm, mit einer Wissensdatenbank, sowie Projekte, Aufgaben und sogar einem eigenen Wiki.

Ich finde die Aufmachung und die Design-Sprache von Notion sehr ansprechend. Allerdings überfordert es einen anfänglich sehr und erschlägt einen mit seinen vielen Möglichkeiten. Zum Glück gibt es hier viele Templates, die einem den anfänglichen Aufwand etwas abnehmen. Wenn man sich jedoch etwas einliest und diverse YouTube-Tutorials ansieht, kann man mit Notion deutlich mehr anstellen, als mit Evernote. Das muss ich zugeben und ist durchaus positiv zu betrachten.

Notion wird in 2020 bei mir größere Rolle spielen – oder zumindest versuche ich es. Genauer versuche ich, Notion für mich als das langfristige Projektmanagement-Tool der Wahl werden zu lassen. Bislang habe ich meine Ziele und Umsetzungen meiner Blogs mit Mindmeister und dann mit Meistertask umgesetzt. Nun wird Notion diese langfristige Planung und als Wissensdatenbank übernehmen. Wichtige Dokumente lagere ich – trotz unlimitierten Uploads und damit unlimitierten Speicherplatz – nicht dort ab.

PS: Nein ich bezahle nicht auch noch für Notion, es gab für kurze Zeit die Personal-Version kostenfrei – dauerhaft (offiziell nur für Studenten)

Notion: Registriere dich hier und bekomme 10 Dollar als Gutschrift zum Start. Free reicht zum Start. Brauchst du mehr? Nutze die 10 Dollar als Starthilfe. 

Warum jetzt doch Evernote Premium?

Evernote ist für mich seit 2016 das digitale Gehirn, sozusagen mein Second Brain. Seit 2017 organisiere ich mein digitales und papierloses Büro über Evernote. Dort finden sich alle Dokumente, alle Bescheinigungen, Rechnungen, Berichte sogar die meisten Steuerunterlagen sind in Evernote abgespeichert. Während ich im Jahre 2017 noch intensiv mit Evernote (im Rahmen meiner Aussendienst-Tätigkeit) gearbeitet habe, habe ich testweise zu Beginn des Jahres 2018 die Plus Version genutzt, da sie für meine Zwecke ausreichte. Für neue Abos wird diese leider nicht mehr angeboten.

Ich schwankte immer zwischen der Plus-Version und der Free-Version, weil ich dachte, ich brauche nicht so viel „Leistung“ von Evernote. Auch das Upload-Volumen von 60 MB überstieg ich nur in manchen Monaten um wenige MB. Wenn ich doch mal wieder einen letzten Schwung an Dokumenten einscannte, kam ich deutlich über 60 MB, aber lag deutlich unter 1 GB im Plus Tarif.

Wichtig zu Wissen: PDF-Dokumente mit OCR sind auch in der Free-Version durchsuchbar!

Wie gesagt, ich setzte lange Zeit auf die bisher nicht mehr erhältliche Plus-Version von Evernote. Irgendwann fing ich an Dokumente vor dem Import in Evernote mit OCR zu bearbeiten. z.B mit Scanbot auf dem Smartphone. Da fand ich etwas raus, was Evernote eher versteckt hält und nur mit vorgehaltener Hand gesagt wird.

Was viele (auch ich bis vor wenigen Tagen) nicht wissen: Wenn ein PDF Dokument bereits OCR bearbeitet war, war dies auch in Evernote Free und in Evernote Plus durchsuchbar.

Sprich: Du konntest auch OCR-bearbeitete PDFs in der Free-Version finden. Offiziell unterstützen die Free-Version von Evernote und die Evernote Plus-Version keine OCR bzw. Textsuche in PDF-Dateien oder andere Dokumenten. Doch nun (Stand Ende Januar 2020) geht das leider in den mobilen Apps nicht mehr. Auch nicht in der Plus-Version von Evernote. Anscheinend hat dies Evernote gefixt. In den Desktop-Versionen geht es bis dato immer noch!

Hintergrund:

• Wenn du ein PDF in Evernote lädst, wird im Hintergrund der OCR-Layer in einer Extra-Datei erstellt. Die Originaldatei bleibt dabei unangetastet. Nur die Premium-Version kann diesen neuerstellten OCR-Layer lesen und damit die extrem gute Suche befeuern.
• Wenn du nun ein PDF durch ein externes Programm z.B mit PDFify oder einem anderen PDF-Programm z.B Scanbot auf deinem Smartphone mit OCR bearbeitetest, dann ist die Original Datei bereits mit OCR ausgestattet. Diese kann von Evernote problemlos geladen und durchsucht werden. Der weitere OCR-Layer von Evernote setzt dem ganzen nochmals die Krone auf.
• Bis die Evernote-Server beide Layer der zweiten Version auch mobil in der Suche darstellen, kann es jedoch (laut Evernote bis zu 4 Stunden, Realität eher bis zu einem Tag – selbst getestet) etwas dauern.

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Evernote Premium mit 40% Rabatt gekauft! Für was nutze ich nun Evernote Premium?

Jetzt gab es zwei Möglichkeiten: Nach Alternativen umsehen oder die Aktion von 40% für Evernote Premium mitnehmen. Genau das habe ich nun getan.

Ich nutze Evernote nun in erster Linie für die Entwicklung, Erstellung und Verwaltung meiner Blogbeiträge für meine Blogs dennisvitt.de und cruisify.de. Hierzu clippe ich viele Artikel im Internet zum Brainstorming, für die ich dann später Artikel umsetze.

Ein wichtiger Baustein ist auch die Umsetzung meines papierlosen Büros. Rechnungen, Dokumente oder auch andere wichtige Dinge, werden direkt in Evernote abgelegt. Damit habe ich diese immer und überall dabei und vor allem sind diese direkt per OCR durchsuchbar. Egal von wo das Dokument herkommt, einmal abgespeichert, findet es wirklich alles.

Alltagsbeispiele:

• Wie lange brauchst du, bis du deine Kundennummer oder Vertragsnummer von deiner Versicherung gefunden hast? Ich keine 5 Sekunden!
• Du bist gerade in einem Termin und hast ein wichtiges Dokument oder eine wichtige Vertragsnummer daheim vergessen? Warte, ich hole mein Handy aus der Tasche. Hier die fehlenden Unterlagen!

Einkommende Briefe und Schreiben von Ämtern und Versicherungen scanne ich mit Scanbot ein und werden in Evernote gespeichert. Der wird direkt digital in Evernote gespeichert. Möchtest du also unterwegs eine spezielle Vertragsnummer wissen, kannst du diese direkt finden. Alles was in Evernote gespeichert ist, wird gefunden. Klingt absurd, ist aber so.

Evernote hat keine Suche-Funktion, sondern eine Finden-Funktion

Eine zentrale Datenablage immer dabei und durchsuchbar. Eine große Zeitersparnis, weil Dokumente nicht mehr sortiert oder gesucht werden müssen, sondern direkt gefunden werden. Das ist mir derzeit 36 Euro im Jahr wert. Nächstes Jahr werde ich erneut entscheiden, ob ich bei Evernote bleibe oder ob ich nicht vielleicht zu OneNote oder zu Notion wechsle.

Wie siehts bei dir aus? Hast du Evernote Premium im Einsatz oder setzt du auch ein anderes Tool wie Onenote oder Notion? Schreibe es in die Kommentare, wir freuen und auf deinen Kommentar.

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