Meine 10 einfachen Tricks helfen die ganz schnell auf die Sprünge und bringen dich zu einem besseren und nachhaltigeren Zeitmanagement.

Du hast seit wenigen Wochen ein neues Projekt oder bist in deinem Alltagstrott gefangen und willst einfach was verändern? Du weisst aber nicht wie du aus diesem Teufelskreis raus kommst? Dann nimm dir jetzt ein Blatt Papier oder mach dein Evernote auf und plane dir kurz 5 Minuten Zeit ein.

Mache dir noch kurz ein Espresso und schalte für 5 Minuten alle anderen Bildschirme aus, so dass du deine Konzentration nur auf diese einfachen Tricks legst. Bist du bereit?

Hier sind meine 11 Tipps, die dir zu einem besseren Zeitmanagement verhelfen:

1. Mach das wichtigste/schwerste zuerst:

Nimm dir für den nächsten Morgen gleich zu Beginn des Tages, die wichtigste Aufgabe vor. So hast du die schwerste oder wichtigste Aufgabe des Tages gleich weg und hast danach den Kopf für andere Sachen frei. Thomas Mangold nennt dies ganz einfach: Eat The Frog. Also fass dir an die Nase und mache diese Aufgabe gleich als erstes.

2. Wende die 2-Minuten-Regel an:

Manchmal gibt es Aufgaben, die kannst du innerhalb von 2 Minuten abarbeiten. Die Zeit um diese sinnvoll in die Aufgabenliste einzuordnen würde länger dauern, als die Aufgabe direkt auszuführen. In diesem Artikel zeige ich dir, wie du die 2 Minuten Regel am besten anwenden kannst.

3. Nutze Pausen mit der Pomodoro-Methode sinnvoll:

Am einfachen kannst du ein optimales Pausen-Management mit der Pomodoro-Methode umsetzen. Arbeite immer 25 Minuten am Stück und mache danach eine Pause von 5 Minuten. Dann arbeite wieder 25 Minuten und mache wieder eine Pause von 5 Minuten. Nach insgesamt 4 Pomodori (so die Mehrzahl) eine längere Pause von 15-20 Minuten einlegen.  So wirst du effektiv arbeiten und freust dich auf die kurzen Pausen zwischendrin. Ich werde dir im kürze genauer zeigen, welche Tricks und Tricks du damit nutzen kannst, um noch mehr zu verbessern.

4. Pareto-Prinzip 80% / 20%:

Versuche 80% deiner Aufgaben in 20% der Zeit zu machen. Du wirst überrascht sein, welche Energie du aufbringen kannst, wenn du konzentriert bist und Aufgaben geblockt abarbeitest. Das Pareto-Prinzip 80/20 kannst du fast 1:1 auf alles übertragen. Beispiel: Amazon macht mit 20% der Produkte 80% des Umsatzes.

5. Hör auf perfekt zu sein:

Wie schon oben genannt, kannst du auch hier an das Pareto-Prinzip denken. Du wirst in 20% deiner Zeit 80% deiner Aufgaben schaffen. Wenn du aber 100% erreichen magst, dann musst du weitere 80% deiner Zeit aufwenden, um die restlichen 20% zu schaffen. Du kannst nicht alles erreichen, konzentriere dich auf das wichtigste. Brauchst du wirklich 100% deiner Arbeit? Man sieht doch eh nur die Spitze des Eisberges.

6. Vermeide Störungen:

In der Ruhe liegt die Kraft! Gebe deinen Kollegen ein Zeitfenster durch, in welchem du nicht gestört werden möchtest. Schließe deine Bürotüre oder schalte dein Telefon aus. Für manche Aufgaben ist es tatsächlich besser, wenn alleine bist und nicht gestört wirst. Es ist nachweislich bestätigt worden, dass wir bei kleinen Ablenkungen bis zu 20 Minuten benötigen, bis wir wieder vollständig konzentriert arbeiten. Lass dich also nicht ablenken – sofern es deine Arbeit zulässt.

7. Setze dir realistische Ziele:

Wenn du Ziele von Außen (Kollegen oder von Chefs) vorgesetzt bekommst, wirst du dich eher weniger reinhängen, als wenn die Ziele von Innen kommen. Setze du dir also Ziele, was du in der kommenden Wochen oder im Quartal erreichen möchtest. Am besten auch noch Tagesziele. Belohne dich erst, wenn du diese Ziele erreicht hast. Dies kann eine Kugel Eis auf dem Heimweg sein oder etwas besonderes für große Ziele.  Nutze hierzu am besten die SMART-Technik. Meine Tipps hierzu werde ich dir in Kürze zeigen.

8. Nutze eine ToDo-Liste wie Todoist:

Damit den Überblick über deine aktuellen Aufgaben stets im Blick hast, solltest du eine ToDo-Liste führen. Am besten digital, damit du auf allen Geräten die gleiche Liste hat. Wenn du ein Papier-Mensch bist, dann gerne auch mit Stift und Zettel. Welche ungewöhnliche Wege und Mittel es gibt eine Todo-Liste zu führen, werde ich dir in Kürze zeigen. 

9. Verknüpfe deinen Kalender mit deiner Todoliste.

Plane nicht nur deine Termine im Voraus, sondern blockiere dir für diese Termine auch Zeit im Kalender. Wenn du Termine nicht als fix in deinen Kalender einträgst, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass du diese nicht umsetzt.  Erst kürzlich hat Todoist dir die Möglichkeit freigeschalten, auch Aufgaben direkt in den Google Kalender zu schreiben. Beachte auch meinen Tipp 1.

10. Nutze Wartezeiten effektiv.

Wenn du mal beim Arzt oder in der Bahn oder auch beim Auto fahren warten musst, vergeude keine Zeit. Lade dir für die Zwischenzeit oder „Leerzeit“ Podcasts runter oder lege dir Artikel zur Seite, die du gerne lesen oder hören möchtest. Wenn du Evernote nutzt, kannst du auch komplette Artikel clippen. Tolle Tricks und Tipps, wie du Evernote am besten für dich nutzen kannst, zeige ich die Ende August. Damit überbrückst du Wartezeiten sinnvoll und bildest dich in dieser Zeit fort – zumindest etwas.

11. Zero Inbox – Der Bonus-Tipp

Versuche jeden Abend deinen Posteingang zu leeren und unwichtige Mails direkt zu löschen. Damit sparst du dir nicht nur Zeit, sondern bekommst auch nicht die Krise, wenn du dein Postfach das nächste Mal öffnest. Für das Erste dürfte dir dieser Trick ziemlich Stress und Zeit einsparen. Was du dabei beachten musst, werde ich dir in Kürze genauer erklären. Du wirst Zero Inbox nicht jeden Tag schaffen, das wirst du schmerzlich merken. Jedoch verhilft es dir nachhaltig zu einem besseren Zeitmanagement.

Wie viele der 11 Tipps hast du für dich umgesetzt?

Eigentlich sollte diese Liste nur 10 Tricks beinhalten, doch gerade das Thema Zero Inbox ist richtig wichtig für ein besseres Zeitmanagement, dass ich dies noch unbedingt erwähnen wollte.

Ich verstehe, wenn du nicht alle Tipps und Tricks verinnerlichen kannst. Picke dir am besten die Punkte aus, die du auch wirklich umsetzen kannst. Das hilft dir wirklich um dein Zeitmanagement zu verbessern.

Hast du noch Tipps, die dir geholfen haben, dein Zeitmanagement zu verbessern? Dann gerne in die Kommentare damit.