Die meiste Zeit des Tages verbringen viele von uns im Büro oder im Home Office. Oftmals sind wir abends erschöpft, wissen aber gar nicht so recht, was wir den ganzen langen Tag vollbracht haben. In Todoist werden die Aufgaben nur noch abgehakt, damit die selbst auferlegte Liste endlich abgearbeitet ist.
Man ist nicht mehr produktiv, sondern nur noch im „Abhak-Modus“.
Mit dem heutigen Artikel möchte ich deinen Fokus schärfen, so dass du effektiv mehr Zeit hast und deine Produktivität und Effizienz wieder steigt. Diese Dinge fressen die Produktivität und Effizienz im Büro und Home Office
1.) Dein Schreibtisch versinkt im Chaos und du findest deine Unterlagen nicht? Dann räum dein Chaos auf!
Auf deinem Schreibtisch sammeln sich viele Unterlagen und viele Post-Its sind um dem Bildschirm verteilt? Sicherlich liegen noch Unmengen an Dokumente dazwischen die bereits erledigt sind und welche, die du suchen musst. Dann hast du ein Chaos auf dem Schreibtisch, welches dringend aufgeräumt werden muss. Mitarbeiter arbeiten im Schnitt ca 22% effizienter, wenn der Schreibtisch aufgeräumt ist.
Schaue jetzt mal auf deinen Schreibtisch. Was siehst du ? Hier sollten maximal 2 Aufgaben liegen. Wenn dort deutlich mehr liegt, räume auf und arbeite an maximal 2 Aufgaben gleichzeitig. Du wirst deine Aufgaben deutlich schneller abarbeiten können. Vergiss die Schubladen und den Platz rund um den Bildschirm nicht.
Hand aufs Herz, dies machst du vor einem Urlaub doch auch, oder? Warum dann nicht täglich oder zumindest zum Wochenende hin?
2.) Du quatscht zu viel mit deinen Arbeitskollegen oder ständig will jemand was von dir? Lass dich nicht ablenken
Menschen im Vertrieb oder Handel werden im Schnitt alle 12 Minuten unterbrochen, das entspricht etwa 5 Unterbrechungen pro Stunde. Meistens sind es kurze Telefonate mit Kunden oder einem anderen Mitarbeiter, der schnell Hilfe benötigt. Danach setzt man sich wieder und kehrt zu seiner Arbeit zurück. Häufig passiert dies über den gesamten Tag hinweg.
Im Schnitt benötigt ein Mensch ca. 20 Minuten nach einer kurzen Unterbrechung, bis er wieder zu 100% konzentriert an der Aufgabe von gerade eben ist. Nimmt man nun die durchschnittlichen 12 Minuten von oben, dann stellt man fest, dass man gar nicht im produktiven Flow ist und sich eigentlich nicht richtig konzertieren kann.
Es wäre deutlich produktiver, wenn du – sofern du es kannst – deine Tür schließt und Besuche und Telefonate nur zu bestimmten Zeiten abarbeitest. So kannst du dich in der Zwischenzeit voll und ganz auf deine Aufgaben konzentrieren.
Dies gilt im übrigen auch für Schwätzchen mit den Arbeitskollegen. Verlege private Gespräche, wie Diskussionen über das gestrige Fussballspiel in die Pausen.
3.) Du hast keinen Überblick über deine Aufgaben? Führe eine Aufgabenliste, schreibe deine Aufgaben auf!
Im Laufe des Arbeitstages wirst du mit verschiedenen Aufgaben konfrontiert. Du musst einige Aufgaben über den gesamten Tag verwalten. Schreibst du dir immer auf, welche Aufgaben wichtig sind und bis wann diese erledigt sein müssen? Nein oder teilweise? Dann wird es Zeit.
Laut einer Umfrage führen ca 30% der Mitarbeiter verschiedene Todo-Listen wie Notizzettel und/oder einer digitalen Liste z.B in Todoist oder Outlook. Weitere ca 30% arbeiten hin und wieder mit einer Liste oder versuchen diese im Kopf zu führen. Satte 40% führen keine Liste und lassen sich von außen leiten und reagieren nur noch auf Kundenanfragen. Meiner Meinung nach, alles andere als sinnvoll.
Hier sehe ich das meiste Potential!
Nehme jetzt einen Stift und Zettel, öffne ein neues Dokument auf deinem Rechner oder installiere dir gleich eine Aufgaben App. Schreibe nun deine Aufgaben nieder, welche du heute und in den nächsten Tagen noch erledigen willst. Ergänze noch die jeweiligen Fälligkeitsdaten (wann möchtest du das erledigt haben?) und weitere Informationen. Das ist schon mal ein guter Anfang. Weitere Informationen und Gedankenanstöße habe ich dir in dieser Artikelserie mit Todoist niedergeschrieben.
4.) Du suchst ständig deine Dokumente? Führe eine zentrale Datenablage ein
Jeder kennt es. Gestern hat man noch an einem Dokument gearbeitet, welches heute nicht mehr auffindbar ist. Oder man sucht ein Dokument und findet es einfach nicht. Jetzt muss man sich bei einem Kollegen melden, der einem das neuste Dokument wieder per Mail zusendet. So verschenkt man wertvolle Zeit.
Viele Mitarbeiter nutzen täglich die gleichen Dokumente, ganz egal ob im Handel oder Vertrieb. Warum kann man diese nicht einfach an einem zentralen Ort ablegen und jeder weiß, wo er stets die neuste Version findet und muss diese nicht in den E-Mails suchen? Obwohl es sehr einfach klingt, befolgen etwa nur 3 von 10 Mitarbeiter in Unternehmen diese Regel, obwohl Daten bzw Dokumente häufig per Mail an die Mitarbeiter verschickt werden.
Speichere dir deine Dokumente am besten auf dem Netzlaufwerk ab und teile diese mit deinen Kollegen, so dass alle immer auf dem neusten Stand sind. Nichts ist schlimmer, als mit einer veralteten Liste einen Kunden zu beraten, obwohl zwischenzeitlich die Preise, Artikel oder Provisionen angepasst worden sind.
5.) Du musst etwas fertig machen und willst durcharbeiten? Pausenmanagement wird extrem unterschätzt
Stell die einen Holzfäller vor, der Tag für Tag mit der gleichen Axt Holz fällt. Diese wird mit der Zeit stumpf und er benötigt mehr Zeit für seine Arbeit. Wenn er einfach eine kurze Pause einlegen und die Axt nachschleifen würde, wäre die Aufgabe schneller erledigt.
In der kurzen Pause sammelt er Energie, schleift sein Werkzeug und kann wieder mit voller Schärfe die Bäume fällen, für die er mit stumpfer Axt viel länger gebraucht hätte. Warum ich dir das erzähle?
Wir rennen täglich von einer Aufgabe zur nächsten. Oftmals arbeiten wir durch, ohne Mittags- noch Kaffeepause, weil wir so viel Arbeit haben. Nach ca. 2-3 Stunden erreicht uns ein Tiefpunkt, hier wäre es sinnvoll eine 5-Minuten-Pause einzulegen. Gehe an die frische Luft oder öffne ein Fenster. Die Raucher sind hier ausnahmeweise mal im Vorteil und schlagen hier gleich 2 Fliegen mit einer Klappe: Sie kommen an die frische Luft und sprechen mit den Kollegen über private Themen und bekommen so einen freien Kopf.
Manchmal hilft auch sowas:
![Fidget Cube 12 Seiten Stresswürfel [Anti Stress Spielzeug] Entspannung für Jung und Alt von PhoneStar](https://m.media-amazon.com/images/I/31Fp7Z+vhGL._SL160_.jpg)
Letzte Aktualisierung am 16.04.2024 um 07:11 Uhr / Affiliate Links / Bilder von der Amazon Product Advertising API Als Amazon-Partner verdiene ich an qualifizierten Verkäufen
6.) Macht´s dein Kollege? Bist Du dir sicher, dass es nicht deine Aufgabe ist? Führe Zuständigkeiten ein.
Was gibt es schlimmeres, als nicht klar zu wissen, wer welche Aufgaben übernehmen soll? Gerade im Büro-Alltag ist es wichtig zu wissen, wer welche Zuständigkeiten in deiner Abteilung oder deinem Bereich hat. Eine schlechte Organisation verzögert nicht nur unnötig einen Ablauf nach hinten, sondern macht auch schlechte Laune – was sich auf kurz oder lang auf deine persönliche Einstellung gegenüber deinen Kollegen oder deiner Firma niederschlägt.
Damit die einzelnen Personen innerhalb einer Abteilung optimal zusammen arbeiten können, ist es wichtig klarzustellen, wer welche Aufgaben übernimmt und wer für welchen Bereich zuständig ist. Kunden sehen recht schnell, wenn die linke Hand nicht weiß, was die rechte Hand macht – und kommen meistens nicht wieder.
7.) Du bist schon wieder unnötig auf Facebook oder auf Social Media unterwegs? Lass das oder lasse sie sperren!
Schaue jetzt mal auf deinen Bildschirm. Hast du dort Facebook in einem Tab auf und du nutzt es nicht beruflich? Schaust du nur Katzenvideos an oder ist es wirklich etwas sinnvolles? Sei ehrlich zu dir selbst. Und? Dann mach es zu! Sofort!
Die ganzen Social Media Kanäle fressen im Durchschnitt ca eine Stunde am Tag, welche die Angestellten unnötig verplempern.
Es gibt richtig gute Programme, die du zur Selbstkontrolle installieren kannst. In diesem Artikel habe ich dir ein paar davon vorgestellt.
Diese erlauben Social Media Seiten, wie z.B Facebook, pro Tag oder pro Woche für eine gewisse Zeit und sperren diese, wenn du eine vorher festgelegte Zeit überschreitest. Nur ein Bruchteil der Jobs „müssen“ die Social Media Kanäle für die tägliche (berufliche) Arbeit nutzen. Gehört dein Job dazu?
Es ist im Grunde genommen einfach, produktiv im Home Office oder im Büro zu sein. Man muss nur bereit sein an sich zu arbeiten und sich an die oben genannten Regeln halten. Was für Tipps und Tricks wendest du im Alltag an, damit du produktiver wirst?
- Schaffen Sie einen bequemen, sauberen und praktischen Arbeitsplatz mit dieser Filz-Unterlage mit Taschen.
- Verstauen Sie Dokumente und Schreibutensilien diskret in den Taschen der Unterlage.
- Oberfläche fühlt sich beim Schreiben, Tippen oder der Arbeit mit der Maus angenehm an.
- Einfach und elegant – ein wunderbares Accessoire für Ihren Schreibtisch.
- Antielektrostatisch, macht die Bedienung des Computers noch praktischer und einfacher.
Letzte Aktualisierung am 16.04.2024 um 07:11 Uhr / Affiliate Links / Bilder von der Amazon Product Advertising API Als Amazon-Partner verdiene ich an qualifizierten Verkäufen
Hallo Dennis,
tolle Punkte – alle richtig!
Als Sperrapp für Social Media kann ich absolut nur Freedom empfehlen. Genial einfach – einfach genial. Ist aber leider nicht billig!
Und was nutzt du, um nicht gestört zu werden?
Gruß
Matthias
Freedom hatte ich eine Zeitlang im Einsatz, allerdings habe ich mich ganz gut im Griff und konzentriere mich mittlerweile besser auf den Fokus. Ich „kann“ einfach die Tür zu machen und versuche dies immer für eine Stunde am Stück zu machen und dort wichtige Aufgaben abzuarbeiten – mit geschlossenem Facebook und co. Und: Wenn die Tür zum Arbeitszimmer auf ist, „darf“ ich gestört werden, wenn nicht, dann nicht arbeite bin ich fokussiert – ohne Ablenkung. Wie lange möchtest du dich ablenken lassen und wann ist bei dir „Schluss“?
Hallo Dennis,
witzig, wie wir Dinge zu unterschiedlichen Zwecken nutzen! 😉
Ich benutze Freedom, um mir mehr Ruhe und Schlaf zu gönnen. Ich schalte abends Freedom automatisch ab 23 Uhr an, weil ich früher mich sehr oft vor dem Schlafengehen in Facebook & Co „verlesen“ habe und dann viel zu spät ins Bett kam, was sich am nächsten Morgen immer gerächt hat.
Und ich nutze Freedom morgens ab 5:15 Uhr, dass mir nicht das Gleiche passiert, mit meinen Most important Tasks, die ich morgens angehe. In beiden Zeitblöcken ist es mir unheimlich wichtig, nicht abgelenkt zu werden und deshalb Freedom.
Während meiner Arbeit brauche ich es gar nicht, weil ich meistens so im Treiben bin, dass ich sogar vergesse meine privaten Mails zu lesen. Halt arbeitgeberfreundlich! 😉
Gruß
Matthias