Aufgaben, Termine und Erinnerungen – Was gehört in den Kalender und was in die To-Do-Listen-App?

Feb 24, 2023 | Organisation | 0 Kommentare

Welche Dinge trägt man in den Kalender ein und welche am besten in die Erinnerungs-App? Dieser Artikel zeigt, wir ich darüber denke und was ich in die Erinnerungs-App und was in die Kalender-App eintrage.

In der heutigen schnelllebigen Welt kann es schwierig sein, den Überblick über all die Aufgaben und Termine zu behalten, die wir erledigen müssen. Ein effektives System zur Organisation von Aufgaben und Terminen ist daher extrem wichtig. Der Kalender und die Erinnerungs- bzw. To-Do-Liste sind zwei der wichtigsten Tools, die uns dabei helfen können, deine Zeit effektiv zu nutzen. In diesem Artikel werfen wir einen genaueren Blick darauf, welche Daten in den Kalender gehören und welche in einer Erinnerungen- bzw. To-Do-Liste.

Was gehört nun in die Erinnerungen-App bzw. To-Do-Listen-App?

  1. Wichtige und dringende Aufgaben: Diese Aufgaben haben höchste Priorität und müssen schnell erledigt werden. Hierzu zählen z.B. wichtige Kundenanfragen, Deadlines für Projekte oder Aufgaben mit unmittelbaren Konsequenzen.
  2. Wichtige, aber nicht dringende Aufgaben: Diese Aufgaben sind wichtig, aber haben keine unmittelbaren Fristen. Hierzu zählen z.B. langfristige Projekte, die nicht sofort erledigt werden müssen oder Aufgaben, die zur Verbesserung der beruflichen oder persönlichen Entwicklung beitragen können.
  3. Routinemäßige Aufgaben: Diese Aufgaben wiederholen sich regelmäßig und sollten in eine To-Do-Liste eingetragen werden, um sicherzustellen, dass sie nicht vergessen werden. Hierzu zählen z.B. das Schreiben von Berichten, regelmäßige Kundenkommunikation oder das Überprüfen von E-Mails. Auch Aufgaben wie Termine von Müllabfuhren usw. gehören hier hinein.
  4. Aufgaben, die delegiert werden müssen: Es gibt Aufgaben, die an andere Mitarbeiter oder Kollegen delegiert werden können. Hierzu zählen z.B. Aufgaben, die Teil eines größeren Projekts sind oder Aufgaben, die andere Mitarbeiter mit speziellen Fähigkeiten erledigen sollten.
  5. Persönliche Aufgaben: Auch persönliche Aufgaben sollten in einer To-Do-Liste erfasst werden, um sicherzustellen, dass sie erledigt werden. Hierzu zählen z.B. Arzttermine, Einkäufe, Hausarbeiten oder Freizeitaktivitäten, die man nicht vergessen möchte.

Was gehört nun in die Kalender-App?

  1. Geschäftliche Termine: Dazu gehören Termine wie Meetings, Konferenzen, Telefonkonferenzen oder Präsentationen, die für den Geschäftsbetrieb unerlässlich sind.
  2. Persönliche Termine: Hierzu gehören Termine wie Arzttermine, Zahnarztbesuche, Familientreffen, Geburtstage oder besondere Anlässe, die man im Auge behalten möchte.
  3. Reisen und Veranstaltungen: Wenn du für Geschäftsreisen oder Urlaube planen möchtest, solltest du hier alle Reise- und Veranstaltungspläne in Ihrem Kalender festhalten, damit du keine Termine verpasst.
  4. Wichtige Fristen: Wichtige Fristen, wie beispielsweise die Fälligkeit von Steuererklärungen, Vertragsverlängerungen oder der Beginn von Ausschreibungen sollten in deinem Kalender vermerkt werden, um sicherzustellen, dass du sie nicht verpasst..
  5. Wichtige Deadlines: Wenn du Projekte oder Aufgaben haben, bei denen wichtige Deadlines zu beachten sind, solltest du diese in deinem Kalender markieren, um sicherzustellen, dass du den Überblick behälst und die Fristen einhalten wirst.
  6. Wiederkehrende Ereignisse: Wenn du an regelmäßigen Ereignissen oder Meetings teilnehmen, kannst du diese in deinem Kalender einrichten, damit du nicht jedes Mal manuell einen neuen Termin erstellen musst.
  7. Arbeitszeiten: Wenn du eine flexible Arbeitszeit hast oder verschiedene Termine an verschiedenen Orten hast, kann es hilfreich sein, die Arbeitszeiten in deinem Kalender zu planen, um deine Arbeit besser organisieren zu können.

Termine und Erinnerungen nun in der Erinnerungen oder Kalender-App eintragen?

Ob es einfacher ist, Termine und Aufgaben im Kalender oder in einer Erinnerungs-App einzutragen, hängt von den individuellen Vorlieben und Anforderungen ab. Beide Optionen haben ihre Vor- und Nachteile.

Eine Kalender-App ist ideal für die Planung von Terminen, da sie einen visuellen Überblick über den Tag, die Woche oder den Monat bietet. Du kannst Termine schnell und einfach erstellen und diese in verschiedene Kategorien wie geschäftliche Termine, persönliche Termine oder Reisen und Veranstaltungen einordnen. Außerdem kannst du deine Termine auch mit anderen teilen, z.B. mit Kollegen oder Familienmitgliedern, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind.

Eine Erinnerungs-App oder To-Do-Liste ist dagegen ideal für die Verwaltung von Aufgaben und To-Do-Listen. Sie können Aufgaben schnell und einfach erstellen und diese in verschiedene Kategorien wie Arbeit, persönlich oder dringend einordnen. Eine Erinnerungs-App bietet oft auch die Möglichkeit, Erinnerungen für Aufgaben zu erstellen, um sicherzustellen, dass du keine wichtigen Aufgaben vergisst.

Letztendlich hängt es von der Art der Aufgaben ab, die du gerne verwalten möchten, und von deine individuellen Arbeitsabläufen und Vorlieben, welche Option für dich am besten geeignet ist. Es kann auch eine gute Option sein, sowohl eine Kalender-App als auch eine Erinnerungs-App zu verwenden, um eine vollständige Übersicht über deine Termine und Aufgaben zu haben.

Ich persönlich nutze beide Möglichkeiten: Die Erinnerungs-App für schnelle Aufgaben und den Kalender wie zeitlich fixierte Termine. So behalte ich den kompletten Überblick.

Wie siehts bei dir aus? Was nutzt du und vor allem WIE? Schreibe deine Antwort gerne in die Kommentare.

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