Du musst in den kommenden Wochen von Zuhause aus Arbeiten, bist von deiner Arbeit freigestellt oder musst dich vielleicht auch in die Versorgung deiner Kinder kümmern? Warum nicht die (freie) Zeit nutzen, um endlich mal dein papierloses Büro und deine digitale Ordnung umzusetzen? Ich zeige dir wie einfach das geht.
In der aktuellen Zeit werden vielen Menschen angewiesen entweder die sozialen Kontakte zu verringern, es wird Home Office verordnet oder man darf eine gewisse zeitlang das Haus nicht verlassen – Stichwort Quarantäne.
Da jetzt auch viele Schulen und Kitas geschlossen werden, sind in der aktuellen Phase sehr viele Menschen zuhause und versuchen sich an einem ganz neuen Thema: Home Office. Darunter zählt nun auch das standortunabhängige Artikel und mein Lieblingsthema – das papierlose Büro.
Dabei ist aller Anfang schwer sehr leicht! Gerade in der heutigen Zeit gibt es Unmengen an Tools wie du dein papierloses Büro oder auch deine digitale Ordnung endlich umsetzen kannst. Alles was du dafür brauchst, hast du gerade in der Hand. Wie? Du brauchst eigentlich nur dein Smartphone oder deinen PC, Laptop, Mac oder was du auch immer gerade nutzt, um diesen Artikel zu lesen.
In wenigen Schritten zu deinem papierlosen Büro – so einfach gehts!
1. Fangen wir an: Mache Ordnung auf deinem Schreibtisch und in deinen Schränken – sortiere deine Unterlagen.
Schaue dir deinen Schreibtisch mal an. Liegen da Dokumente oder Blätter rum? Sortiere diese auf einen Stapel und lege mal alles bei Seite und sorge für einen aufgeräumten Schreibtisch.
Ich bin kein Freund von Minimalismus, jedoch kann man davon eine Menge lernen. Versuche nun dich auf die wichtigsten Dinge zu konzentrieren. Räum alles weg, was du aktuell nicht brauchst. Dein Schreibtisch sollte aufgeräumt sein, alle unwichtigen Dinge in Schubladen sollten verstaut oder entsorgt werden.
Du hast nun alle derzeit wichtigen Unterlagen von deinem Schreibtisch auf einen Stapel gepackt? Dann ab zum nächsten Schritt.
2. Nutze dein Smartphone oder deinen Scanner zum Einscannen deiner Dokumente
Damit du ein papierloses Büro umsetzen kannst, ist es wichtig aktuelle Dokumente einzuscannen und abzulegen. Hierzu kannst du am besten dein Smartphone oder deinen Multifunktionsgerät wie Drucker mit integrierten Scanner optimal nutzen.
- Wenn du einen Scanner hast, nutze die Scann-Funktion und die Scan-Software, die bei deinem Gerät dabei ist. Grundlegend kannst du auch einfach die Standard-Funktion deines Scanners nutzen, um daraus eine PDF zu generieren und auf dem Desktop abzulegen.
- Wenn du ein Smartphone nutzt, hast du eine Vielzahl von möglichen Apps, die dir dabei helfen, deine Dokumente einzuscannen.
Meine 3 Empfehlungen an Scanner-Apps für dein iPhone oder Android-Smartphone:
- Scanbot – Meine grundlegende Empfehlung, jedoch aufgrund der aktuellen Abo-Preispolitik nur für Bestandskunden empfehlenswert. Automatische Texterkennung (OCR).
- Adobe Scan – Meine Empfehlung für alle die, die derzeit mit dem papierlosen Büro anfangen möchten. Automatische Texterkennung (OCR). Kostenlos für iOS und Android
- Office Lens von Microsoft – Meine Empfehlung für alle die, die derzeit mit dem papierlosen Büro anfangen möchten und Office 365 (egal ob privat oder geschäftlich) nutzen. Automatische Texterkennung (OCR). Kostenlos für iOS und Android
Nehme jetzt ein Dokument nach dem anderen in die Hand und scanne es ein. Am besten nutzt du das Format PDF, so wird als bei fast allen Apps und Programmen als durchsuchbares PDF gespeichert. Du kannst du später nach einem Stichwort, welches egal wo in deinem Dokument vorkommt, suchen und auch wieder finden.
Die Apps auf deinem Smartphone helfen dir dabei, den Ausschnitt optimal zu wählen und den Farbwert, die Helligkeit oder andere Parameter entsprechend anzupassen.
Es muss nicht der riesige Scanner mit allen Funktionen wie der unten verlinkte sein.. Manchmal reicht auch schon das Smartphone in der Hand.
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3. Ablagesystem schaffen – Ablage in Evernote oder OneNote
Damit du auch später deine Dokumente wieder findest, kannst du – wie früher – in einer Ordnerstruktur auf deiner Festplatte ablegen. Ich empfehle dir jedoch ein Notizprogramm zu nutzen, welches genau für diesen Fall entwickelt worden ist und dir neben der reinen Ablage von Dokumenten noch weitere Funktionen bietet.
Ganz wichtig: Wenn du noch nicht weißt, wie du deine Ablage organisieren möchtest, übernehme doch erstmal deine bestehende Ordnerstruktur. Sicherlich hast du bisher auch Ordner für Versicherungen, Privat, Geschäftlich etc. genutzt. Führe diese Ordnung erstmal digital fort, du kannst diese später immer noch im Handumdrehen ändern. Irgendwann entwickelt sich bei dir eine Eigendynamik.
Meine 2 Empfehlungen sind hier ganz klar: Evernote und OneNote.
Über die Vorteile und Nachteile von Evernote und OneNote habe ich dir in diesem Artikel ganz ausführlich die Vorteile und Nachteile der beiden Programme gegenübergestellt. Während OneNoten grundlegend kostenfrei ist, bietet Evernote noch ein paar Funktionen mehr, ist in der Grundvariante jedoch sehr eingeschränkt. Wenn du Evernote nutzen möchtest, schau dir bitte meine Artikel zum Thema #Evernote an. Wenn du OneNote nutzen möchtest, schaue dir bitte meine Artikel zum Thema #OneNote an
Ich nutze Evernote als meine persönliche Ablage der Dokumente – übrigens schon seit etwas mehr als 3 Jahren!
4. Nutze einen Clouddienst oder externe Festplatten 3-2-1 Regel
Dies ist wichtig, da es durchaus vorkommen kann, dass dein Laptop, PC, Mac oder auch dein Smartphone kaputt geht oder nicht mehr funktionsfähig ist. Daher ist es wichtig, dass du eine Sicherung eines Dokumenten-Bestands hast.
Unabhängig davon, welches Programm du nun für die Archivierung nutzt, empfehle ich dir unbedingt deine Daten nochmals zu sichern. Es gibt eine schöne Regel – die 3-2-1 Backup-Regel. Ich habe dir einen Artikel verlinkt, der dir diese Regel nochmals genauer erklärt.
Wenn du auf Nummer Sicher gehen möchtest, dann nutze für dein „Außer Haus“-Backup einen Clouddienst wie Dropbox, OneDrive von Microsoft oder die iCloud vom Apple.
PS: Mit einem Office 365 Paket, bekommst du neben OneNote auch noch 1 TB Cloudspeicher pro Benutzer für deine persönliche Ablage, bist du bereits ab 40 Euro im Jahr dabei.
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5. Miste aus – alles was du nicht brauchst, kann nach der Digitalisierung entsorgt werden.
Hast du jede Menge Ordner in deinen Schränken mit Dokumenten ? Dann sortiere deine Unterlagen aus. Sicherlich findest du in deinen Bergen von Unterlagen, die nicht wichtig sind oder die du nicht mehr benötigst. Wenn du jetzt Lust und Zeit hast, nehme dir jeden Ordner einzeln vor und scanne die wichtigen Unterlagen ein.
Jetzt wirst du ganz viele Dokumente haben, die du nach dem Einscannen nicht mehr in Papierform benötigst. Diese darfst du dann entsorgen. Bitte beachte, dass es für bestimmte Dokumente eine Aufbewahrungsfrist gibt wie z.B. für Urkunden, Zeugnisse, Urteile etc.
Bei Privatpersonen können so mal schnell mal einige hundert Seite von Dokumenten anfallen, die bedenkenlos entsorgt werden können. Bei mir waren das in der Anfangszeit mehrere Ordner voll, die in den Reisswolf gelangt sind.
6. Digitalisiere alle neuen Belege, oder besser: Lasse dir alles per Mail oder per PDF zu senden.
Jetzt heißt es Ordnung halten! Wenn du jetzt Schreiben per Post bekommst, scanne diese ein und entsorge – wenn möglich – das erhaltene Papier. Versuche nun die Firmen und Versicherungen beim nächsten Telefonat darauf hinzuweisen, dass du gerne die Dokumente per Mail erhalten möchtest.
Auf der einen Seite sparen sich die Unternehmen die Portogebühren, auf der anderen Seite bekommst du eine bereits fertig eingescannte oder gar durchsuchbare PDF direkt für deine persönliche Anlage. Du sparst dir also mit diesem kleinen Hinweis den Akt des einscannens und hast mehr Zeit für die anderen – wirklich wichtigen – Dinge
7. Finde deine Dokumente – standortunabhängig – in Sekundenschnelle!
Hast du jetzt all deine wichtigsten Dokumente eingescannt und hast die entsprechenden Apps auf deinem Smartphone installierst, hast du innerhalb von Sekunden Zugriff auf deine Dokumente. Alles was du – in der Regel – dafür brauchst, ist eine Internetverbindung.
Auch wenn du auf der Arbeit schnell Zugriff auf deine privaten Dokumente brauchst, oder dich gerade in einem Meeting befindest, brauchst du nur dein Smartphone oder Laptop aus der Tasche zu holen und nach deinem Stichwort zu suchen.
Machen wir einen kurzen Test. Wie lange brauchst du um die folgenden Fragen zu beantworten?
„Wie lange läuft dein Handyvertrag noch?“, „Wie lautet deine Steuernummer?“ oder „Was stand in deinem Arztbericht drin?“ Diese und weitere Fragen kannst du nun in Kürze ganz einfach und schnell beantworten.
Bei Bedarf kannst du deine Dokumente auch wieder ausdrucken und anderen Personen aushändigen.
Aus Gründen der Nachvollziehbarkeit, Schnelligkeit und zur Protokollierung ist eine per Mail verschickte PDF den meisten Firmen lieber. Meist werden bei Firmen ausgedruckte Dokumente eingescannt und dann wieder vernichtet.
Bitte beachte: Für Finanzämter und Firmen gelten andere Anforderungen im Rahmen der GoBD.
Fazit zur einfachen Umsetzung deines papierlosen Büros
Die Umsetzung des papierlosen Büros für Privatpersonen ist einfach und schnell. Schon mit wenigen Handgriffen kannst du es für dich umsetzen. Natürlich setzt jeder das papierlose Büro etwas anders um. Mit diesen einfachen Schritten hast du schon einen großen Schritt in die richtige Richtung gemacht.
Konnte ich dir helfen? Hast du Fragen dazu? Schreibe sie gerne in die Kommentare, ich freue mich über einen regen Austausch.
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