Evernote und OneNote von Microsoft sind tolle Programme, wenn es um die Umsetzung des Papierlosen Büros und die Speicherung sämtlicher Dokumente, Details, Projekte und Notizen geht. Beides sind Cloud-Dienste die hier im Blog und bei den Nutzern ihren festen Platz haben.

Doch gerade aktuell suchen Evernote-Nutzer nach Alternativen, die kostenlos, sicher und einfach in der Handhabung sind. Eine tolle Übersicht von Evernote-Alternativen habe ich dir in diesem Artikel zusammen gestellt.

Für alle Synology Besitzer bietet sich folgende Alternative an: Die Synology Note Station, die kostenlos auf dem NAS installiert werden kann und ähnlich wie der Platzhirsch Evernote, wenn auch rudimentär, funktioniert. Mit dem heutigen Artikel möchte ich dir einen Vergleich aufzeigen, wie sich die Note Station im Vergleich zum Platzhirsch Evernote schlägt.

Note Station

Seit DSM 5.1 ist die Note Station verfügbar und bietet die Möglichkeit einzelne Notizbücher anzulegen, sowie Notizen, Tabellen und Inhalte zu erstellen. Diesen Notizen können auch Tags zugeordnet, mit einem Passwort verschlüsselt und mit anderen Benutzern freigegeben werden. Es ist für Einsteiger eine kostenfreie Option ins papierlose Büro einzusteigen und sich digital zu organisieren.

Der große Vorteil von Note Station gegenüber Evernote und OneNote: Es ist kostenlos und die Daten werden nicht in der Cloud, sondern lokal auf dem NAS gespeichert. Du bist jederzeit Herr deiner Daten.

Schauen wir uns mal die Oberfläche an:

Ich muss zu geben, es ist sehr an Evernote angelehnt. Hier findest du die Notizbücher, deine Todo-Liste sowie deine Tags wieder.

Beim Erstellen einer Notiz hast du freie Hand. Du kannst deine Texte ganz hübsch aufbereiten mit den bekannten Funktionen, wie Fett, Kursiv, Aufzählung und Tabellen nach freiem Empfinden erstellen. Auch das Einfügen von Bildern, Dokumenten und Sprachnotizen funktioniert einwandfrei. Ebenso ist eine Aufwertung durch Diagramme und Checkboxen möglich.

Nehmen wir mal an, du hast eine Notiz erstellt, in der du deine Wochen planst und musst hierfür noch einige Aufgaben erledigen. Diese Aufgaben kannst du direkt in die Notiz integrieren und du wirst unübersehbar daran erinnert. Diese Aufgaben findest du in deiner To-Do-Liste auf der Linken Seite wieder. So kannst du diese immer im Blick behalten.

Damit du innerhalb der verschiedenen Aufgaben immer den Überblick behälst, kannst du folgende Möglichkeiten nutzen: Ein Fälligkeitsdatum hinzufügen, eine Erinnerung an diese Aufgabe erstellen und sogar Unteraufgaben einfügen. Hast du dir nun Aufgaben angelegt, dessen Fälligkeit heute oder bereits in der Vergangenheit war, wirst du ebenso daran erinnert. Diese Funktion wird so Manchem bei der täglichen Planung und beim Aufgabenmanagement helfen.

Einen Pluspunkt hat die Synology Note Station gegenüber Evernote: Ich finde die direkte Integration von Notizen und ToDo hier deutlich besser umgesetzt als es bei Evernote und sogar bei OneNote der Fall ist. Synology bietet hierzu einen Importer an. Der Hersteller selbst gibt im hauseigenen Blog eine kleine Erklärung: Von Evernote zu Note Station umziehen. Eine Übertragung deiner Notizen von OneNote zu Note Station funktioniert leider noch nicht.

Gehe hierzu über die Einstellungen zum Reiter „Import und Export“ und klicke auf den Button „Import von Evernote“. Nun wirst du aufgefordert die Note Station in deinem Evernote Konto zu autorisieren. Jetzt kannst du deine verschiedenen Notizbücher auswählen die du gerne integrieren möchtest und in die Note Station importieren. Dies kann jedoch eine Weile dauern, jenach dem wie groß dein Archiv bei Evernote ist.

Kleiner Wink: Der Importer kann auch .enex Dateien importieren. Dies geht innerhalb weniger Minuten bis zu wenigen Stunden. 

Note /Web Clipper

Erst kürzlich habe ich erklärt, warum es wichtig ist, dass du einen WebClipper einsetzt. Auch für die Note Station steht ein solcher WebClipper bereit. Allerdings ist der Funktionsumfang noch nicht ganz so groß, wie es bei den beiden Konkurrenz-Modellen der Fall ist.

Was fehlt der Note Station im Vergleich zu Evernote?

Ich kann hier nicht alle Funktionen aufzählen, deswegen werde ich mich auf die für mich wichtigsten Funktionen beschränken.

• Kein OCR – Evernote kann Word- und PDF-Dokumente und sogar Bilder nach Text oder Schrift durchsuchen. Beispiel: Wenn du nach Inhalten einer Rechnung suchst, aber nicht weißt in welchem Notizbuch diese liegt wird Note Station diesen Text in den PDF-Dateien nicht finden. Wenn du bereits Dateien mit OCR-Funktionalität besitzt, können diese jedoch durchsucht werden.
• PDF-Bearbeitung – Die PDF Bearbeitung oder eine Kommentar-Funktion ist zwar in der CloudStation möglich, jedoch nicht in der Note Station. Sicherlich wird diese Funktion zukünftig möglich sein. Stand heute kannst du dies nicht bearbeiten.
• Einscannen von Dokumente – der Fokus der Note Station liegt in der Einfachheit, Evernote ist schon länger auf dem Markt und legt den Fokus auf solche Funktionen. Damit du die Note Station mit PDF befüllen kannst, musst du diese am Besten über einen externen Scanner oder durch eine Kamera einscannen.
• Die Suche – Evernote hat eine erstklassige Suche, die Note Station arbeitet derzeit noch rudimentär. Wer nur mehrere hundert Dokumente in der Note Station ablegt, wird seine Daten wiederfinden. Bei Evernote ist die Suche jedoch um einige Ecken besser.
• Export von Notizen – Eines der für mich wichtigsten Punkte. Die Notizbücher und ToDo-Listen können nur als .nsx Datei in diesen anderen Synology NAS exportiert werden. Auch fehlt die Möglichkeit einzelne Notizbücher zu exportieren. Einzelne Notizen können hingegen als DocX File (typisches Word Format) exportiert werden. Dies für alle Notizen vorzunehmen wäre jedoch eine Aktion von mehreren Tagen.
• Desktop-Version hat weniger Funktionen – die Desktop-Versionen der Note Station ist für den einfachen Nutzer ausgelegt, der eine einfache Benutzeroberfläche wünscht. Der Import von z.B deinem Evernote Archiv geht nicht über die Desktop-Version. Die Desktop-Versionen der Konkurrenz bietet hier mehr Funktionen.
• Datensicherheit – Du bist selbst für deine Datensicherheit verantwortlich und muss dich selbst um das Backup deiner Daten kümmern. Hast du eine DiskStation mit mehreren Festplatten bist du schon auf der sicheren Seite.

Für wen könnte die Note Station von Synology was sein ?

Die Note Station richtet sich an Neulinge sowie Einsteiger, die sich gerade erst mit dem Thema -Notizen erstellen und verwalten- vertraut machen möchten. Ein Pluspunkt liegt hierbei im Zusammenspiel zwischen Notizen und ToDo-Listen, ebenso ist das Thema Datensicherheit groß geschrieben, da die Daten lokal bei einem Haus liegen und nicht etwa bei US-Servern.

Vom Leistungsumfang her, ist die Note Station einfach gehalten und wird sicherlich in der kommenden Zeit mit neuen Funktionen versorgt. Man merkt jedoch schnell, welche Benutzergruppe der Hersteller ansprechen möchte. Am besten probierst du für dich aus, ob dir der recht eingeschränkte Leistungsumfang in der Synology Note Station reicht oder du gleich zum kostenpflichtigen Evernote bzw OneNote wechseln möchtest. Es liegt nun an dir. Was Evernote noch alles kann, habe ich dir in diesem ausführlichen Artikel aufgeschrieben..

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