3 Gründe, warum du Dokumente, Belege, Rechnungen oder Quittungen direkt einscannen solltest

Mit diesem Artikel möchte ich dir anhand von drei Beispielen aufzeigen, warum es sinnvoll ist, Belege direkt nach dem Erhalt einzuscannen und zu archivieren. Evernote und OneNote sind dabei große Hilfen.

Weniger Papier = weniger Unordnung = Mehr Ordnung? Naja, nicht ganz.

Die meiste Unordnung auf Schreibtischen wird tatsächlich durch Papier verursacht. Es liegt kreuz und quer über den Schreibtisch verteilt, es ist einfach unordentlich und unübersichtlich.

Ich muss zugeben, so sieht es auf meinem Schreibtisch auch manchmal aus. Ich ertappe mich immer wieder, wenn ich in mein Büro zu Hause gehe und viele Dokumente sehe, welche noch nicht eingescannt oder bearbeitet sind. Diese liegen teilweise mehrere Tage herum und stören nicht nur die Optik sondern auch die Vollständigkeit der digitalen Ablage. Anders als im beruflichen Umfeld, versuche ich im privaten weitestgehend auf Papier zu verzichten.

Wenn du also auf Papier verzichten möchtest, wird die Ordnung auf deinem Schreibtisch oftmals deutlich besser. Versuche daher immer möglichst zeitnah deine Dokumente einzuscannen und dann (unwichtigere) Belege zu vernichten. Evergreen-Dokumente oder Dokumente mit einer hohen Wichtigkeit wie z.B. (Arbeits-)Zeugnisse oder Urkunden, sollten natürlich im Original im Schrank oder Safe aufbewahrt werden.

Beim Umzug weniger schleppen – Mehr Platz im Regal

Wer schon mal umgezogen ist, weiß wie schwer Kisten voll mit (Leitz-)Ordner sind. Man schleppt diese in die neue Wohnung und räumt diese wieder in die Schränke ein. Doch wann schaut man wirklich wieder rein? Weißt du im Stegreif – ohne auf den Rücken des Ordners zusehen – was sich darin befindet? Wie oft machst du das oder wie oft brauchst du diese Dokumente? Wenn du diese Frage mit „fast nie“ oder „nie / nein“ beantwortest, dann wird es Zeit, dass du deine Ordner in den Schränken aufräumst, digitalisierst und ausmistet.

Insbesondere für kleinere Firmen oder Privatpersonen mit einem Kleingewerbe kann eine „veraltete“ Buchhaltung oder ein analoges „Management der Rechnungen und Belege“ böse enden, wenn man angeforderte Unterlagen nicht mehr findet.

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Garantiebelege – Im Fall der Fälle alles sofort griffbereit

Beim Kauf eines Elektrogerätes hast du eine gewisse Zeit (meistens 2 Jahre) Anspruch auf Garantie. Wenn dir jetzt ein Gerät „ausfällt“, hättest du innerhalb von wenigen Minuten den Garantiebeleg oder Kaufvertrag zur Hand? Musst du den vielleicht suchen?

Mir ist kürzlich mein Saeco Kaffeevollautomat mit einer Fehlermeldung (Mahlwerk) ausgefallen und musste innerhalb der Garantiezeit, zur Reparatur zum Hersteller geschickt werden. Glücklicherweise habe ich den Kaufbeleg vor einiger Zeit eingescannt und dank der exzellenten Suche von Evernote innerhalb von wenigen Sekunden gefunden.

Was kannst du nun tun, um deine Dokumente, Belege, Rechnungen oder Quittungen direkt einzuscannen?

Nehme dir deine Ordner in deinem Schrank nun stückchenweise vor und scanne jedes Dokument einzeln ein, welches für dich relevant oder wichtig ist. Dabei spielt es keine Rolle, ob du dies mit einem herkömmlichen Scanner, einem ScanScap (bei Amazon als Angebot) oder per Smartphones erledigst. Hauptsache, die Dokumente sind eingescannt.

Wenn du auf Evernote als dein Produktivitätstool setzt, bietet sich Scannable von Evernote für iOS oder Android direkt an. Für eine bessere Alternative empfehle ich dir Scanbot (erhältlich für iOS oder Android). Dieses generiert eine durchsuchbare PDF-Datei, die du in ein Programm deiner Wahl z.b. Evernote oder OneNote einbinden kannst.

Eine gute Hilfe ist hier ein mobiles Fotostudio, dort legst du einfach das Dokument ins das „Studio“ und legst das Smartphones obendrauf und „fotografierst“ das Dokument.

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Durch das Einscannen wirst du dich mehr oder weniger mit jedem Dokument auseinander setzen. Ist es wichtig oder wirst du es eventuell nochmals benötigen: Scanne es ein. Ist es unwichtig: Wirf es weg! Bitte beachte hierzu die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

So kannst du auch direkt unwichtige oder veraltete Dokumente gleich entsorgen. Besonders das „Entsorgen“ ist ein wichtiges Thema und befreit dich von Dokumenten, die nur Platz wegnehmen. Nur so kannst du das digitale Büro oder eine digitale Ablage wirklich umsetzen.

Wie du genau deine Struktur in Evernote, OneNote oder auf deiner Festplatte bzw NAS ablegst musst du selbst für dich herausfinden. Ich gebe dir in diesem Artikel Tipps und Tricks wie ich es für mich umsetze.

Bei bevorstehenden Umzügen: Nehme dir Zeit, dies vor dem Umzug zu erledigen. Nach dem Umzug wirst du dieses Thema sicherlich nicht mehr angehen. Was erst einmal am Platz steht, wird dort für immer stehen bleiben..

Welche Dokumente befinden sich noch in deinen Schränken und warten darauf endlich eingescannt zu werden?

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