Miste deine E-Mails aus – Weniger ist mehr

Vor knapp zwei Monaten habe ich mein Mail-Programm von Outlook auf Apple Mails gewechselt, weil mir der Stromverbrauch von Outlook auf meinem Macbook Air unterwegs einfach zu hoch war. Als ich meine Passwörter aus 1Password in Apple Mails eingegeben habe, traf mich der Schlag:

Über 100.000 Mails wollten vom Google Mail Konto geladen werden. Hinzu kommen noch meine private Mail-Adresse und noch 3 Blog-Adressen. Sofort brach ich den Sync ab und mistete aus.

Ich überlegte kurz: Wie zur Hölle konnte ich so viele Leichen in meinem Mail-Programm ansammeln? Warum habe ich nicht schon viel früher weil unwichtigen Mails auf „Löschen“ gedrückt? Warum liegen Werbemailes immer noch in Eingang und nicht da, wo sie hingehören – im Papierkorb? Warum liegen hier immer noch unwichtige Mails von 2011? Puh. Strich drunter. Jetzt wird ausgemistet!

1. Schritt: Newsletter abbestellen!

Gehe am besten nicht morgen, nicht am Sonntag, sondern jetzt deinen Posteingang durch. Brauchst du wirklich so viele Newsletter? Brauchst du überhaupt einen? Dann bestelle alle Newsletter ab. Auch dieser eine Shop, bei dem du ständig bestellst. Bestelle ihn ab!

Behalte nur noch die Newsletter, die dich wirklich interessieren. Bei den meisten Shops oder Firmen kannst du einstellen, ob du täglich, wöchentlich oder einmal im Monat einen Newsletter mit neuen Aktionen haben möchtest. Merke: Weniger ist mehr!

2. Schritt: Lösche unwichtige Mails!

Du bekommst Mails, weil hier eine wichtige PDF oder eine Tabelle drin ist? Dann speichere den Inhalt ab und lösche die Mail. Wenn du deine Datei bearbeiten musst und eine Mails versehentlich gelöscht hast, wird dich dein gegenüber nochmals daran erinnern.

Besonders die sozialen Netzwerke (ganz schlimm ist Pinterest) erinnern einen fast schon täglich an neue „Pins“. Wenn ich solche Informationen sehen möchte, dann schaue ich selbst nach. Auch hier: Lösche was dir unwichtig erscheint. Alles was innerhalb von 2 Minuten (#2MinutenRegel) erledigen kannst, mach es.

3. Schritt: Spamfilter oder Blacklist einrichten

Wenn du bei Google oder Apple eine Mail-Adresse hat ist direkt zu Beginn ein Spamfilter eingestellt. Diese arbeiten recht genau. Bei Web.de oder GMX wird man sogar noch aus eigenem Hause mit Werbung zugeschüttet. Solche Angebote will natürlich keiner sehen.

Setze Absender, von denen Du nur ungewünschte Mails ungefragt bekommst, auf den Spam-Filter. So werden deine Mails direkt aussortiert und stören deinen Blick nicht auf den #InboxZero – also den leeren Posteingang.

Nun kannst du 1-2x die Woche in den Spam-Filter schauen, ob sich nicht vielleicht doch eine wichtige Mail hierhin verirrt hat. Wenn nicht, dann drücke auf „alle markieren und löschen“. So sparst du dir jede Menge Arbeit.

4. Schritt: Lege dir eine „kleine“ OrdnerStruktur an

Wenn du meinem Blog hier aufmerksam liest, dann empfehle ich dir immer wieder eine kleine Ordner-Struktur. Achte drauf, dass du überall die gleiche oder zumindest eine ähnliche Struktur anlegst. Im Evernote, Todoist oder einem anderen Programm. So musst du nicht lange suchen und weisst wo du die Informationen abgelegt hast.

Musst du auf Antwort oder die weitere Arbeit warten, verschiede diese Mail in „Warten Auf“. Ist diese Mail wichtig, weil du ständig auf diese Mail zurückgreifen musst, liegen hierfür einen Ordner namens „Evergreen“ an. Bekommst du beispielsweise eine Rechnung würde ich diese direkt im Evernote im richtigen Notizbuch ablegen und die Mail löschen.

5. Schritt: InboxZero – Leere deinen Posteingang täglich

Unter #InboxZero habe ich dir schon viel erzählt und werde ich dir auch noch viel erzählen. Versuche jeden Tag dein Posteingang zu leeren und die Mails entsprechend abzuarbeiten. Verschiebe die Mail nicht einfach in einen weiteren Ordner, das ist ist nur Augenwischerei, sondern bearbeite sie gleich richtig.

Es ist einfach ein tolles Gefühl, wenn am Abend der Posteingang leer ist, alle Mails abgearbeitet sind. So fühlt man sich einfach besser.

Setz dich jetzt an deine Mails und sortiere einfach kräftig aus. Du wirst dich besser fühlen!

Ein Gedanke zu „Miste deine E-Mails aus – Weniger ist mehr

  1. Pingback: Die 2 Minuten Regel – warum du es sofort erledigen musst! | Dennis Vitt

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