Evernote – das All-In-One Tool zur digitalen papierlosen Organisation

Mit diesem Artikel möchte ich dir zeigen, warum ich mittlerweile nicht mehr auf Evernote verzichten kann und warum auch DU nach einer kurzen Einarbeitungszeit nicht mehr „ohne“ sein willst.

Wenn du mich persönlich oder von den Social Media Kanälen kennst, wirst du des öfteren auf meine Posts über Evernote gestoßen sein. Auch im Reallife erzähle ich gerne davon, dass ich extrem viel in Evernote abspeichere und es fast zu meinem „Life-Management-Tools“ geworden ist. Dieser Begriff geht auf den Evernote-Gott Thomas Mangold zurück, der mit seinem Blog nicht nur zu einem besseren Selbstmanagement, sondern auch zu einer besseren Ordnung verhilft.

Kleiner Tipp: Ganz unten bekommst du von mir einen Monat Evernote Premium geschenkt! 

Was ist Evernote überhaupt?

Evernote ist ein Notiz-Programm mit einem mächtigen Gedächtnis. Im Grunde ist es nichts anders als ein Notizblock in digitaler Form, im dem du alle Notizen festhältst und durchsuchen kannst. Nur eben mit verdammt vielen Extras wie z.B eine leistungsstarken Suche, einer digitalen Dokumentenverwaltung und ToDo-Funktion. Hier sind alle Details über Evernote→.

Das Programm steht für alle Plattformen kostenfrei bereit. Je nach Funktionsumfang reicht die kostenlose Basis Version schon für ein Vielzahl an Nutzern. Wer etwas mehr machen möchte, wird sicherlich auch die kostenpflichtigen Versionen ansehen. Auf diese und worin die Unterschiede sind, gehe ich unten genauer ein

Wie kam ich zu Evernote? Warum nicht OneNote oder andere kostenfreie Programme?

Vor etwas mehr als einem Jahr habe ich meine Arbeitsstelle gewechselt und ich musste mir eine andere Organisation aneignen „müssen“. Der Ablauf war ein komplett anderer und die Abläufe grundlegend anders. Ich musste all meine Dokumente, für Arbeit und private Ablagen, deutlich verbessern und – wenn möglich – standortunabhängig speichern.

Ich hatte die Wahl zwischen Cloud-Speichern als Backup-Lösung – aber intelligent sind diese jedoch nicht. Die Suchfunktionen von Dropbox, G Drive oder OneDrive sind gut, aber nicht perfekt. Besonders im Bereich von Dokumenten oder Notizen brauchte ich eine andere Lösung. Auch zum digitalisieren von Dokumenten.

Zur Wahl standen OneNote, welches von Microsoft kostenlos angeboten wird, oder aber der Marktführer Evernote. Zu letzterem habe ich extrem viel gelesen und die Nutzer in Twitter nutzten es doch durchaus häufiger. Also probierte ich Evernote einfach mal auf dem Mac und iPhone aus und schrieb anfangs erstmal meine Notizen zur Arbeit oder meine Einkaufsliste ins Evernote. Mit den nächsten Wochen hatte sich mein Umfang hier deutlich erweitert.

Das Design von Evernote empfinde ich ansprechender und deutlich schöner als das von OneNote. Wer tag täglich mit Office 365 arbeitet, wird sich in OneNote deutlich schneller einarbeiten, weil die Symbole an der gewohnten Stelle sind. Vom Leistungsumfang her – was mir sehr wichtig ist – hat für mich Evernote die Nase vorn. Ich hatte im letzten Jahr immer mal wieder OneNote getestet, aber konnte mich damit nie wirklich anfreunden. Auch, weil die Strukturen etwas komplizierter sind. Daher habe ich mich untern Strich für Evernote entschieden.

Was ist so toll an Evernote?

Evernote ist ein Online-Dienst, der sich Datensicherheit auf die Fahne geschrieben hat. Du kannst bei Evernote frei wählen, ob du die Daten auf der lokalen Festplatte oder zusätzlich über die Cloud auf all deinen Geräte synchronisieren möchtest. So hast du immer eine lokale Kopie deiner Dokumente auf der Festplatte und eine aktuelle Datensicherung in der Cloud. Wenn du eine Änderung vornimmst oder Daten hinzufügst, werden diese direkt synchronisiert, um die Bestände aktuell zu halten. Plattformunabhängig, mobil und live.

Das Unternehmen kommuniziert ganz klar, was Sie mit deinen Daten vorhaben. Sie sagen, dass deine Daten dir gehören, dass sie sicher sind und nicht verkauft werden. Nicht ohne Grund wurde das Unternehmen in diesem Bereich zum Marktführer. Bislang gab es in der Vergangenheit keine Probleme mit dem „Verlust“ von Daten.

Ich habe mit diesem Programm fast 90% meiner Dokumente eingescannt, digitalisiert anschließend entsorgt. In meinem Home Office stehen nur noch 2 Aktenordner, einen für meine Freundin und einen für mich. Der Rest der Dokumente liegen bei Evernote immer griffbereit und in guter Qualität aufbereitet und per OCR durchsuchbar. Wenn ich ein Dokument benötige, tippe ich in der Suche ein, nach was ich Suche und finde es direkt. Mit Evernote kann man den papierlosen Workflow nicht nur für privat, sondern auch in Teams wunderbar einsetzen.

Wie und was habe ich in Evernote gespeichert?

Angefangen von Lesezeichen, Webseiten-Artikel und teilweise auch unbearbeitete Mails, findest du in meinem Evernote auch Dokumente, Rechnungen und Arbeitsverträge bis hin zu Ideen, was man noch einkaufen oder für später archivieren muss. Im Grunde genommen ist hier mein halbes Leben archiviert, sogar die private Eingangspost wird fast tagesaktuell eingescannt.

Mitte 2016 habe ich begonnen, alle eingehenden Briefe in Evernote abzufotografieren bzw einzuscannen und anschließend zu entsorgen. Die meisten Schreiben nimmt man zur Kenntnis und benötigt diese nur in den seltensten Fällen. Beispielsweise Rechnungen benötigt man nur im Garantiefall, die Rechnung dazu vergammelt aber in den Ordnern. Wenn Kassenbons auf Thermopapier gedruckt werden, sind diese manchmal nicht mehr lesbar, weil die Schrift verblasst ist. Da hilft eine lesbare Kopie, die im Bedarfsfall ausgedruckt und vorgelegt werden kann. Danach habe ich an meine angestaubten Aktenordner gesetzt und jede Rechnung oder Schreiben eingescannt, wenn diese überhaupt noch benötigt wird.

Evergreen-Dokumente wie z.B Zeugnisse, Arbeitsverträge oder auch Rechnung der Handwerker und Steuer-Sachen können zwar eingescannt werden, sollten jedoch unbedingt im Original aufbewahrt werden. Die meisten Ordner könnten so jedoch um mind. 70% reduziert werden, wenn man die Dokumente eingescannt und alle überflüssigen Schreiben entsorgt hat. Dies sollte man auch ohne Digitalisierung mit den Jahren tun. Welche Dokumente du unbedingt aufbewahren solltest, werde ich dir in Kürze zeigen und auflisten.

Was kostet Evernote?

Jetzt habe ich dir viele wertvolle Eindrücke gegeben, wie Evernote mir geholfen hat, ein Chaos deutlich zu reduzieren und zu einer digitalen und papierlosen Organisation zu verhelfen. Oben habe ich dir gesagt Evernote ist im Basic-Paket kostenlos, kann aber durch kostenpflichtige Erweiterungen aufgebohrt werden. Nun zeige ich dir die Unterschiede.

  • Basic – Evernote ist kostenfrei, ja wirklich. Du kannst Webseiten und Bilder clippen, du kannst auch deine Notizen mit anderen teilen und auch Texte auf Bildern durchsuchen. Jedoch ist eine Beschränkung von 2 Geräten und 60 MB neue Uploads im Monat enthalten.
  • Plus – Diese Variante kostet 30 Euro im Jahr und ermöglicht das Offline-Speichern von Inhalten auf mobilen Geräten. Das Limit von neuen Inhalten wird auf 1 GB angehoben.
  • Premium – Für 60 Euro im Jahr können zusätzlich auch Office und PDF Dokumente durchsucht werden. Ebenso lassen sich Visitenkarten digitalisieren und Notizverläufe wiederherstellen. Das Limit von neuen Dokumenten beträgt hier 10 GB.

Durch spezielle Rabattaktionen kannst du auch Evernote-Premium für 36 Euro im Jahr erhalten. Du willst das auch? Das werde ich dir in Kürze zeigen.

Hier zeige ich dir die Unterschiede zwischen dem Standard Notizlink vs klassischen Notizlink und wann du welchen benutzen sollest.

Probiere doch Evernote einfach mal aus und schaue, ob du dich nicht auch digital verwalten kannst – papierlos ist großartig! Ich werde dir in der kommenden Zeit hier noch viele Tipps und Tricks zeigen, wie du Evernote zu einem perfekten Begleiter machen kannst und warum es für mich das All-In-One Tool zur digitalen und papierlosen Organisation ist. Stay Tuned!

Jetzt Evernote herunterladen →

Über den obigen Link bekommst du einen ganzen Monat das Premium Paket geschenkt!

PS: Ich danke Thomas Mangold, Ivan Blatter und auch den Paperless Pioneers, die jede Menge Tipps und Tricks zur papierlosen Organisation bereit halten. Ohne euch hätte ich den Sprung in die „Digitalisierung“ niemals geschafft.

6 Gedanken zu „Evernote – das All-In-One Tool zur digitalen papierlosen Organisation

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