Diese Tools benutze ich im Jahr 2019 und welche nicht mehr – Toolsammlung für dein Selbstmanagement

Das Jahr 2019 steht bei mir ganz im Zeichen „Fokus“ und ich möchte dir zeigen wie ich mich organisiere, damit du dir bei mir wertvolle Tipps und Tricks abschauen und für dich und deine Produktivität umsetzen kannst.

Im Internet gibt es immer mehr Tools und Apps, welche dir helfen möchten, dein Selbstmanagement auf ein neues Level zu bringen. Auch in Verbindung mit dem Jahreswechsel möchten sich viele Menschen mit dem Selbstmanagement befassen oder das papierlose Büro endlich umsetzen.

Mit diesem Artikel möchte ich dir Tools, Anwendungen oder Apps zeigen, die ich täglich im Einsatz habe. Dabei solltest eines beachten: Es kommt nicht darauf an, dass du dir meinen Workflow 1:1 kopierst, sondern was du daraus machst. Auch möchte ich dir Tools aufzeigen, die ich für besonders empfehlenswert erachte, auch wenn ich diese nicht im täglichen Einsatz habe.

Ich habe mir von einigen Experten ein paar Vorschläge geben lassen und habe diese für mich perfektioniert. Das solltest du auch tun.

Starten wir doch mal mit den – in meinen Augen – wichtigen Apps:

Diese Tools nutze ich in 2019 täglich – sehr wichtig!

Todoist – die tägliche Dosis an Todos und Aufgabenverwaltung (Planung)

Zur täglichen Organisation ist eine Aufgaben-Liste sehr wichtig. Dort solltest du alle Kleinigkeiten aufführen, auch wenn die Deadline noch Wochen entfernt ist. So vergisst du wirklich gar nichts. Für mich habe ich Todoist als das Programm meiner Wahl herausgefunden, weil es ganz einfach zu bedienen ist und den Fokus auf das erledigen von Aufgaben setzt. Für die nötige Motivation sorgt die Karma-Funktion. Was diese kann und wie diese funktioniert, habe ich dir in diesem Artikel genauer erklärt.

Mein Deal an Dich: Du kannst Todoist Premium satte 2 Monate lang in der Premium-Version kostenlos & unverbindlich ausprobieren. Wenn es dir dann zusagt, versorge ich dich immer mal wieder mit Gutscheincodes für verlängertes Premium. Du musst hier nur regelmäßig meine Beiträge lesen.

Alternativ: Wenn dir Todoist nicht gefällt, empfehle ich dir Things, 2Do, Wunderlist (wird nicht mehr weiterentwickelt – mittlerweile Microsoft ToDo) oder das kostenlose Google Keep

Preis: Kostenlos (Premium: 3 Euro im Monat)
Plattformen: macOS, Windows, iOS, Android, Web
Download: Todoist.com


Evernote – das Gedächtnis für all meine Dokumente und Notizen

Sicherlich hast du meine zahlreichen Artikel zu Evernote gelesen. Es ist und bleibt für mich das Tool Nummer 1 um mich selbst zu organisieren.

Hier landen all meine Notizen, Dokumente eingescannt in Papierform und auch Blogartikel wie diese werden in Evernote „entwickelt“. Auch wenn die Preispolitik von Evernote nicht gerade optimal ist, gibt es immer noch das Plus-Modell, welches sich für 80% aller Nutzer optimal eignet. Für was du Evernote alles benutzen kannst, erkläre ich dir ich in diesem Artikel ausführlich. Doch es kann noch viel mehr. Passend hierzu bietet sich auch Scannable oder Scanbot an. Dies ist mobiler Scanner und erstellt aus deinen Dokumenten PDFs in optimaler Qualität und wird direkt in Evernote importiert. So kannst du die meisten Dokumente direkt nach dem Einscannen vernichten.

Mein Deal an Dich: Du kannst Evernote Premium 1 Monat lang kostenlos und unverbindlich ausprobieren. 

Alternativ: In diesem Artikel habe ich dir eine ganze handvoll Alternativen zu Evernote aufgezeigt. Hier sollte auf jeden Fall etwas für dich dabei sein

Preis: Kostenlos (Plus ab 3,99 Euro mtl, Premium ab 6,99 Euto mtl.)
Plattformen: macOS, Windows, iOS, Android, Web
Download: Evernote


Affinity Photo – für die Fotobearbeitung

Damit Blogartikel wie dieser optisch hübsch werden können, benutze ich Affinity Photo schon etwas mehr als einem Jahr. Anfangs war ich skeptisch ob ich überhaupt ein anderes Programm wie Photoshop benutzen kann. Doch nach wenigen Tagen konnte ich meinen Workflow komplett in Affinity Photo darstellen und die Bilder hatte eine gleichwertige Qualität.

Affinity Photo kostet aufgrund des Einmalkaufes aufs Jahr oder auf die Dauer gesehen, deutlich weniger als der Platzhirsch Photoshop. Allerdings hat es auch ein paar Funktionen weniger.

Alternativ: Das kostenpflichtige Photoshop (Platzhirsch) oder Pixelmator

Preis: 54,99 Euro
Plattformen: macOS, iOS
DownloadAffinity Photo


Feedly – immer auf dem neusten Stand bleiben

Ich bin Feedly-Kunde seitdem der Google Reader eingestellt worden ist. Es ist für mich der beste Feedreader, um mich zu informieren und auf dem neusten Stand zu bleiben. Gerade wenn du viele verschiedene Webseiten abonnieren möchtest.  Er ist schlank, lässt sich einfach bedienen und lenkt nicht ab. Kurze Zeit hatte ich mit Reeder geliebäugelt, allerdings sagte mir die Bedienung nicht zu. Hierzu stehen passende Apps für dein Smartphone und dein Browser bzw. eine eigene App für deinen PC oder Mac bereit.

Alternative: Reeder oder einen selbst gehosteten Feedreeder

Preis: Kostenlos (Premium ab ca 5 Euro im Monat)
Plattformen: macOS, Windows, iOS, Android, Web
Download: Feedly


LastPass – für sichere Passwörter

Ich kann es gar nicht zu oft sagen: Sicherer Passwörter sind wichtig. Gerade wenn man sich die letzte Skandale rund ums Thema unsichere Passwörter ansieht.

Meine Empfehlung: Nutze hierzu einen Passwortmanager, der dir hilft, für jeden deiner Accounts ein eigenes Passwort zu erstellen – mit Zahlen, Buchstaben und Sonderzeichen. LastPass gehört neben dem Platzhirsch 1Password zu den Passwortmanagern, die es Nutzern extrem einfach macht, sichere Passwörter zu erstellen und diese zu verwalten.

Du darfst nie vergessen, dass du mit einem unsicheren Kennwort auch Angreifern die Kontrolle auf deinen Account oder gar deinen Bankkonto ermöglichen könntest. Daher nutze unbedingt einen Passwortmanager.

Preis: Kostenlos (kostenlose Version reicht für 99% aus)
Plattformen: macOS, Windows, iOS, Android, Web
DownloadLastPass


Textexpander – spare Zeit und halte dich kurz

Dieser Helfer schlummert im verborgenen und wird stark unterschätzt. Dieses Tool ersetzt zuvor hinterlegte Abkürzungen durch die Langversion. Das wohl bekannteste Beispiel: Man tippt „MFG“ ein, daraus wird „Mit freundlichen Grüßen“.

Wenn ich meine Handynummer eintippen muss, tippe ich nur „/HandyNR“, diese wird daraufhin ausgeschrieben. Dies kannst du in verschiedenen Variationen für dich umsetzen. Mac-Nutzer könnten dies auch kostenlos im Bereich der Tastatur auch direkt im macOS ohne Extra-Tool (sogar auch auf dem iPhone nutzbar) umsetzen.

Preis: ca 4 US-Dollar monatlich
Plattformen: macOS und iOS
Download: Textexpander


Office 365 mit 1TB OneDrive Cloudspeicher und OneNote!

Wer hin und wieder ein Brief schreiben möchte, kommt mit den mitgelieferten Programme auf PC und Mac durchaus zurecht. Wer aufwendigere Dokumente erstellt oder auch mit Tabellen arbeitet, kommt fast nicht um Office 365 herum. Im Idealfall ist das Tool für ca 40 Euro pro Jahr im Angebot bei den Elektronikmärkten. Im Paket ist außerdem 1 TB OneDrive Cloudspeicher sowie die Nutzung vom Evernote-Konkurrenten OneNote inklusive. Damit kann man die 3-2-1 Backup-Regel optimal und für wenig Geld umsetzen.

Preis: 79,99 Euro pro Jahr (im Regelfall für 40 Euro auf Amazon zu haben)
Plattformen: macOS, Windows, iOS, Android, Web
Download: Office 365 (auf Amazon kaufen)


Notion – der Newcomer-Allrounder

Notion ist für mich der Newcomer des Jahres 2018 und wird sicherlich in 2019 nochmal deutlich besser werden. Es hilft bei der privaten Verwaltung der Notizen, Termine und lässt sich bis ins kleinste optisch und gestalterisch – durch verschiedene Module – individualisieren. Ist also auf jeden Fall mal ein ansehen wert. Ich werde mir in den kommenden Wochen Notion, auch aufgrund der vielen Videos zu dem Thema von Francesco D’Alessio mal genauer ansehen.

Mein Deal an Dich: Du kannst Notion kostenfrei ausprobieren und bekommst sogar noch 10 Dollar von Notion obendrauf! 

Preis: Kostenlos
Plattformen: macOS, Windows, iOS, Android, Web
Download: Notion


Synology DiskStation als NAS

Seit meiner Artikelserie NAS Backup – Der Einsteig hatte ich mich intensiver mit der lokalen Speichermöglichkeit im Netzwerk auseinander gesetzt. Dort hatte ich die beiden Konkurrenten Synology und QNAP gegenübergestellt. Letztlich habe ich mich für die Synology DS118+ entschieden. Dort lagern nun alle meine relevanten Dokumente, Bilder und Backups meiner Programme. Wofür ich meine NAS noch so alles einsetze, habe ich in dieser Artikelserie ausführlich erklärt. Alternativ könntest du nun auch externe Festplatten oder auch Dropbox (oder ähnliche Programme) benutzen.

Synology DS218+ 2 Bay DiskStation NAS (Diskless)
Preis: EUR 337,70
(Stand von: 2019/08/17 2:11 am - Details
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Produktpreise und -verfügbarkeit sind zum angegebenen Datum / Uhrzeit korrekt und können sich ändern. Alle Preis- und Verfügbarkeitsinformationen auf https://www.amazon.de/ zum Zeitpunkt des Kaufs gelten für den Kauf dieses Produkts.
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Apple Watch

Was sucht den eine Uhr im der Bereich der Tools? Ganz einfach – sie macht mich durch Ihre dezenten Erinnerungen an Aufgaben, Termine oder Vorbereitungen deutlich produktiver. Auch mache ich so mehr Pausen oder bewege mich deutlich öfter, was auch meiner Gesundheit deutlich zu Gute kommt. Alleine die AppleWatch wäre eine halbe Artikelserie wert, mal sehen wann ich diese umsetzen kann.

Natürlich brauchst du keine Apple Watch um auch unterwegs oder mobil produktiv zu sein. Es ist nur ein Werkzeug. Knappe 3 Jahre war ich mit einem Xiaomi MiBand recht zufrieden, diese sind extrem günstig und reichen für die meisten mit Android oder iOS sicherlich aus.


Kopfhörer – für mehr Entspannung oder Konzentration unterwegs

Die Teufel Real Blue NC sind die Kopfhörer meiner Wahl. Die Noise Canceling-Funktion spielt ihre großen Fähigkeiten besonders in den Umgebungen aus, die einen dauerhaften (störenden) Sound wie z.b die Bahn oder ein Flugzeug ausstrahlt. Doch auch Staubsaugergeräusche oder Hintergrundgeräusche wie Grundrauschen blenden die Kopfhörer nahezu vollständig aus, was ein viel produktiveres und vorallem konzentrierteres Arbeiten ermöglicht.

Alternativ: Auch Bose bietet mit den QuietComfort 35 fast perfekte Kopfhörer mit sehr guter Rauschunterdrückung an.

Teufel Real Blue NC Bügelkopfhörer, Schwarz/Rot, Ohrumschließend, mit Kabel, 20-20000 Hz, 93,5 dB
Preis: EUR 229,99
(Stand von: 2019/08/17 2:11 am - Details
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Bose ® QuietComfort 35 Wireless Kopfhörer II (mit Amazon Alexa), schwarz
Preis: EUR 255,89
(Stand von: 2019/08/17 2:11 am - Details
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Wichtige Apps, die jedoch bei mir 2019 nicht mehr zum Einsatz kommen

Meistertask – Das Trello nur in Schön

Das Projektmanagementtool ist großartig, keine Frage. Es ist um Längen funktionaler und hübscher als Trello. Im beruflichen Alltag koordiniert es immer noch meine Abläufe und hält auch Arbeitskollegen immer auf dem neusten Stand. So weiß jeder, zu jederzeit, wie der aktuelle Stand bei einem Kunden oder einem ganzen Projekt ist. Im beruflichen Umfeld es bei mir immer noch zum Einsatz, für den Privatgebrauch allerdings nicht mehr. Wenn du viele verschiedene Projekte mit den gleichen Abläufen hast, könnte das eventuell etwas für dich sein.

Preis: Kostenlos (Premium-Versionen erhältlich
Plattformen: macOS, Windows, iOS, Android, Web
Download: Meistertask


Things – für das Todoist nach GTD-Prinzip

Things arbeitet im Grunde genommen wie Todoist, allerdings nach leicht anderem Prinzip. Die Oberfläche ist extrem einfach gestaltet und das Eintragen von (wiederkehrenden) Aufgaben geht flux von der Hand. Allerdings schreckt mich der Preis von 50 Euro für die Mac-Version und 10 Euro für die iOS Version dann doch ziemlich ab. Ich habe Things nur für die ersten Tage getestet und es hat mit wirklich gefallen.

Preis: ca 50 Dollar für macOS + 10 Dollar für iOS
Plattformen: macOS, iOS, Web
Download: Things


Asana – für komplexere Aufgaben

Gerade größere Firmen pochen auf Asana, welches aber auch in kleineren Teams optimal zum Einsatz kommen kann. Im Grunde genommen arbeitet es gleich wie Meistertask, legt den Fokus allerdings auf die Zusammenarbeit und Verfolgung der Ziele. Es hilft ungemein bei der Entwicklung von Unternehmenszielen. Ich habe zwar vor, mit meinen Projekten in 2019 einen deutlichen Sprung nach vorne zu machen, aber so groß bin ich dann doch nicht und setze lieber auf einfachere Tools.

Preis: Kostenlos (Premium-Versionen erhältlich)
Plattformen: macOS, Windows, iOS, Android, Web
Download: Asana


Scrivener – für Schreiberlinge

Wer vorhat ein Buch zu schrieben, wird um Scrivener nicht drumrum kommen. Es hilft dir bei der Erstellung von Kapiteln und verschiedenen Abschnitten. Mir wirkt diese Software zu aufgeblasen und recht altbacken. Auch optisch könnte das Programm ein großes Update vertragen. Es ist auch in der Produktsammlung von SetApp enthalten.

Preis: ca 40 Dollar
Plattformen: macOS
Download: Scrivener


Ich hoffe, ich konnte dir mit meiner kleinen Toolsammlung aufzeigen, womit ich mich mal grundlegend organisiere und welche Tools ich dafür einsetze. Wie siehts bei dir aus? Welche Tools kommen bei dir zum täglichen Einsatz? Hinterlasse uns doch einen Kommentar.

3 Gedanken zu „Diese Tools benutze ich im Jahr 2019 und welche nicht mehr – Toolsammlung für dein Selbstmanagement

  1. Sarah Antworten

    Hallo Dennis,

    vielen Dank für die Auflistung der ganzen tools; ich mag solche Aufstellungen, weil immer etwas dabei ist, was man noch nicht kennt.

    Besonders Feedly und Notion werde ich mir einmal näher ansehen.

    Fest steht, dass der geschickte Einsatz solcher tools je nach Bedarf extrem zeitsparend sein kann. Doch zuvor sollte man sicher auch etwas Zeit investieren, um sich mit den Funktionen gut vertraut zu machen, sonst bleibt das Potential ungenutzt.

    Viele Grüße

    Sarah

    apolishedprofile.com

  2. Diana Antworten

    Vielen Dank Dennis für das Premium Angebot von Todoist.
    Ich probiere es gerade aus und bin schon jetzt begeistert.
    liebe Grüße
    Diana

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